Kto kogo przedstawia na spotkaniu biznesowym? Zasady biznesowej etykiety

Pierwsze wrażenie w świecie biznesu ma ogromne znaczenie. To od pierwszych sekund spotkania zależy, jak zostaniemy odebrani przez rozmówców i czy uda nam się zbudować z nimi wartościową relację. Odpowiednie przedstawienie osób na spotkaniu biznesowym to nie tylko element savoir-vivre’u, ale także klucz do budowania profesjonalnego wizerunku i skutecznego networkingu. Niezależnie od tego, czy jesteśmy na formalnym spotkaniu, rozmowie z potencjalnym klientem, czy wydarzeniu networkingowym takim jak spotkania SMARTSIST Polska, umiejętność odpowiedniego przedstawiania osób może pomóc nam w nawiązywaniu wartościowych kontaktów. To prosta, lecz niezwykle istotna zasada, która wpływa na dynamikę rozmowy i pierwsze wrażenie, jakie pozostawiamy po sobie i innych uczestnikach spotkania.

Podstawowe zasady przedstawiania osób na spotkaniach biznesowych

Przedstawianie osób w biznesie rządzi się określonymi zasadami, które wynikają z hierarchii zawodowej i szacunku dla rangi oraz doświadczenia. Niezależnie od tego, czy uczestniczysz w spotkaniu firmowym, konferencji czy wydarzeniu networkingowym, znajomość tych reguł pomoże Ci uniknąć niezręcznych sytuacji i pozwoli zbudować profesjonalny wizerunek.

Hierarchia w biznesie – kto komu powinien być przedstawiony?

Jedną z podstawowych reguł etykiety biznesowej jest zasada przedstawiania osób według ich pozycji w hierarchii zawodowej. Oznacza to, że:

• Osoba o niższej randze zawodowej jest przedstawiana osobie o wyższej pozycji.
  • Przykład: jeśli asystent wprowadza do rozmowy dyrektora firmy i klienta, powinien najpierw zwrócić się do klienta, przedstawiając mu dyrektora:
    „Panie Marku, chciałbym przedstawić Panu naszego dyrektora zarządzającego, pana Tomasza Kowalskiego.”
• Gość jest przedstawiany gospodarzowi spotkania.
  • W sytuacji, gdy wchodzisz na spotkanie firmowe lub networkingowe, osobą, którą się przedstawia w pierwszej kolejności, jest organizator lub lider grupy.
• Młodszy stażem pracownik jest przedstawiany starszemu stażem.
  • Pracownik z krótszym doświadczeniem powinien być zaprezentowany osobie bardziej doświadczonej lub przełożonemu.

Zasada starszeństwa i rangi zawodowej przy przedstawianiu osób

Oprócz hierarchii w firmie, istotna jest również zasada starszeństwa – dotyczy to zarówno wieku, jak i doświadczenia zawodowego. Starsza osoba (pod względem wieku lub stażu pracy) ma pierwszeństwo, co oznacza, że młodsza osoba powinna być jej przedstawiona, a nie odwrotnie.

Przykłady:

• Jeśli przedstawiasz nowego pracownika zespołu dyrektorowi, mówisz:
  „Panie Dyrektorze, pozwolę sobie przedstawić naszego nowego menedżera ds. sprzedaży, pana Piotra Nowaka.”
• W kontaktach międzynarodowych warto pamiętać, że w niektórych kulturach starszeństwo wiekowe ma większe znaczenie niż w innych. W krajach azjatyckich, na przykład w Japonii, wiek jest kluczowym elementem hierarchii, dlatego osoby młodsze zawsze przedstawiają się starszym.

Jak unikać faux pas przy prezentowaniu osób?

Chociaż zasady przedstawiania osób wydają się proste, w praktyce łatwo popełnić gafę. Oto kilka rzeczy, których warto unikać:

• Nie używanie nazwisk i stanowisk – przedstawiając osobę w środowisku biznesowym, zawsze warto podać zarówno jej imię, jak i nazwisko oraz funkcję zawodową. Unikaj ogólnikowych zwrotów typu „To jest Jan” bez dodatkowych informacji.
• Brak kontaktu wzrokowego – kiedy przedstawiasz kogoś, patrz na osobę, do której się zwracasz, i dbaj o pozytywną mowę ciała.
• Niejasne lub chaotyczne przedstawienie – jeśli wprowadzasz kilka osób do rozmowy, rób to w uporządkowany sposób, zgodnie z hierarchią.
• Zapominanie o kontekście rozmowy – warto dodać krótką informację o osobie, którą przedstawiasz, np.:
  „Panie Pawle, to jest Katarzyna Nowak, nasza specjalistka ds. marketingu internetowego. Katarzyna zajmuje się strategią reklamową dla naszych klientów B2B.”

Dzięki tym zasadom nie tylko zbudujesz swój profesjonalizm, ale także ułatwisz innym komfortową interakcję podczas spotkań biznesowych. W kolejnej części artykułu przyjrzymy się bliżej etykiecie powitania i zasadom podawania ręki w biznesie.

Kto pierwszy podaje rękę? Etykieta powitania w biznesie

Podanie ręki to jeden z najważniejszych elementów powitania w środowisku biznesowym. Choć może wydawać się to prostą czynnością, istnieją konkretne zasady, które określają, kto powinien zainicjować uścisk dłoni. W świecie biznesu nie zawsze obowiązują te same reguły, co w życiu prywatnym, dlatego warto znać podstawowe zasady, aby uniknąć niezręcznych sytuacji.

Kto inicjuje uścisk dłoni w biznesie?

W przeciwieństwie do zasad obowiązujących w życiu towarzyskim, gdzie pierwszeństwo mają kobiety oraz osoby starsze, w biznesie kluczową rolę odgrywa hierarchia zawodowa.

• Osoba o wyższej pozycji zawodowej pierwsza podaje rękę osobie o niższym statusie.
  • Jeśli spotykasz się z dyrektorem lub prezesem firmy, to on/ona decyduje, czy podać Ci rękę.
• Gospodarz spotkania inicjuje uścisk dłoni wobec gości.
  • Jeśli przychodzisz na spotkanie biznesowe, osoba organizująca wydarzenie powinna jako pierwsza wyciągnąć rękę.
• Jeśli pozycja zawodowa rozmówców jest równa, obowiązuje zasada pierwszego ruchu.
  • W praktyce oznacza to, że nie trzeba czekać na gest drugiej osoby – jeśli czujesz, że sytuacja tego wymaga, możesz pierwszy/a podać rękę.

Jak prawidłowo podać rękę?

Uścisk dłoni to jeden z elementów budowania pierwszego wrażenia. Aby był on profesjonalny i dobrze odebrany, warto przestrzegać kilku zasad:

• Dłoń powinna być sucha i czysta – jeśli spodziewasz się spotkania biznesowego, warto unikać sytuacji, w których Twoje dłonie są wilgotne (np. po trzymaniu zimnego napoju).
• Siła uścisku powinna być adekwatna – zbyt słaby uścisk może świadczyć o braku pewności siebie, natomiast zbyt mocny może być odbierany jako agresywny. Najlepiej znaleźć złoty środek – stanowczy, ale nie przesadzony.
• Trzymaj kontakt wzrokowy – podając rękę, zawsze patrz w oczy drugiej osobie. Unikanie wzroku może sprawiać wrażenie braku pewności siebie lub niechęci do rozmowy.
• Uścisk nie powinien trwać dłużej niż 2-3 sekundy – zbyt długie trzymanie dłoni drugiej osoby może wprowadzać w zakłopotanie.
• Unikaj podawania ręki przez stół lub inne przeszkody – zawsze podchodź bliżej rozmówcy, aby uścisk był naturalny.

Znajomość zasad etykiety powitania w biznesie pozwala budować profesjonalne relacje i uniknąć niezręcznych sytuacji. W kolejnej części artykułu omówimy, jak poprawnie przedstawiać partnerów biznesowych na spotkaniach networkingowych, aby nawiązywać skuteczne i wartościowe kontakty.

Przedstawianie partnerów biznesowych na spotkaniach networkingowych

Spotkania networkingowe to wyjątkowa okazja do nawiązywania nowych kontaktów biznesowych. W przeciwieństwie do formalnych spotkań korporacyjnych, mają one mniej sztywną strukturę, jednak zasady etykiety nadal odgrywają kluczową rolę. Właściwe przedstawienie partnerów biznesowych może ułatwić rozmowę, zwiększyć szanse na przyszłą współpracę i sprawić, że uczestnicy spotkania poczują się komfortowo.

Jak prawidłowo przedstawiać rozmówców w grupie?

W sytuacji, gdy w trakcie spotkania networkingowego chcesz przedstawić sobie nawzajem kilka osób, warto kierować się zasadami ułatwiającymi komunikację:

• Zawsze podawaj imiona i nazwiska – w luźniejszych okolicznościach można pominąć tytuły zawodowe, jednak na formalniejszych spotkaniach warto dodać funkcję, jaką pełni dana osoba.
• Podkreśl, co łączy rozmówców – jeśli wiesz, że dwie osoby mogą mieć wspólne interesy, warto o tym wspomnieć, np.:
  • „Panie Marku, to jest Anna Nowak, właścicielka firmy IT, która specjalizuje się w tworzeniu aplikacji mobilnych. Wiem, że Pana firma poszukuje rozwiązań w tym zakresie.”
• Unikaj ogólnikowych przedstawień – zamiast powiedzieć „To jest Tomek, a to Kasia”, lepiej dodać kilka słów kontekstu, aby ułatwić nawiązanie rozmowy.
• Jeśli przedstawiasz gościa grupie, zwróć uwagę na gospodarza – jeśli gość pojawia się po raz pierwszy na spotkaniu, warto najpierw zapoznać go z osobami organizującymi wydarzenie, co ułatwi mu adaptację.

Czy można przedstawiać siebie samego? Kiedy to odpowiednie?

Choć w idealnej sytuacji to ktoś inny powinien nas przedstawić, w rzeczywistości często zdarzają się momenty, kiedy musimy zrobić to sami. Kluczowe jest jednak, aby zrobić to profesjonalnie i naturalnie, unikając sztuczności czy narzucania się rozmówcom.

Kiedy warto przejąć inicjatywę?

• Gdy nikt nie wprowadza Cię do rozmowy – w sytuacji, gdy dołączasz do grupy osób na spotkaniu networkingowym i nikt nie przedstawia Cię naturalnie, warto zrobić to samemu.
• Podczas nieformalnych interakcji – jeśli spotykasz kogoś przypadkiem przy kawie lub w trakcie przerwy na wydarzeniu biznesowym, możesz samodzielnie się przedstawić, nawiązując rozmowę.
• Gdy chcesz nawiązać kontakt z kimś konkretnym – jeśli na spotkaniu jest osoba, z którą chcesz porozmawiać, warto podejść i przedstawić się, wyjaśniając, dlaczego zależy Ci na tej rozmowie.

Jak przedstawić się profesjonalnie?

• Podaj swoje imię, nazwisko i stanowisko – zamiast mówić „Cześć, jestem Piotr”, lepiej powiedzieć: „Dzień dobry, nazywam się Piotr Nowak i zajmuję się doradztwem podatkowym dla firm.”
• Dodaj kontekst – warto wskazać, dlaczego uczestniczysz w spotkaniu lub w jaki sposób Twoja działalność może być interesująca dla rozmówcy.
• Unikaj długiej autoprezentacji – wystarczy kilka zdań, które pozwolą innym zrozumieć, kim jesteś i czym się zajmujesz.

W sytuacjach networkingowych ważne jest, aby nie czekać pasywnie na przedstawienie, ale też nie dominować rozmowy swoją autoprezentacją. Najlepszą metodą jest naturalne wprowadzenie siebie i od razu zadanie pytania rozmówcy, co pomoże podtrzymać interakcję.