Nawet najlepiej sformułowana wiadomość może nie przynieść efektów, jeśli popełnisz podstawowe błędy. W świecie biznesu nikt nie ma czasu na czytanie długich, niejasnych czy zbyt ogólnych propozycji. Oto najczęstsze powody, przez które Twoja wiadomość może zostać zignorowana.
Jakie błędy sprawiają, że propozycja spotkania biznesowego zostaje zignorowana?
Brak personalizacji – wiadomość wygląda jak masowa wysyłka
Ludzie nie lubią czuć się częścią automatycznej kampanii mailingowej. Jeśli Twoja propozycja brzmi, jakby została wysłana do setek osób, najprawdopodobniej trafi do kosza.
Przykład złej propozycji:
- Brak imienia odbiorcy lub błędne jego wpisanie.
- Uniwersalne treści, które mogłyby pasować do każdej firmy.
- Nieodniesienie się do specyfiki działalności odbiorcy.
Jak tego uniknąć? Przed wysłaniem wiadomości sprawdź profil odbiorcy i dostosuj treść tak, aby pokazać, że zwracasz się bezpośrednio do niego.
Przykład złej propozycji:
Dzień dobry,
Pragnę zaprosić Państwa na spotkanie, podczas którego przedstawię nasze innowacyjne rozwiązania dla firm z różnych branż.
Z poważaniem,
Anna Nowak
Lepsza wersja:
Dzień dobry Panie Tomaszu,
Zauważyłam, że Państwa firma aktywnie działa w branży szkoleniowej. Chciałabym zaproponować krótką rozmowę, podczas której opowiem, jak nasi klienci z tego sektora zwiększają sprzedaż dzięki automatyzacji działań marketingowych.
Czy czwartek lub piątek rano byłby odpowiedni?
Przegadana wiadomość – za dużo informacji na raz
Niektóre wiadomości zawierają zbyt dużo szczegółów, co sprawia, że odbiorca szybko traci zainteresowanie. Jeśli Twoja propozycja przypomina długi artykuł, istnieje duża szansa, że nikt jej nie przeczyta do końca.
Najczęstsze błędy:
- Długie akapity i rozwlekłe zdania.
- Opisywanie całej oferty zamiast skupienia się na jednym konkretnym pomyśle.
- Brak czytelnej struktury – brak wyróżnienia kluczowych informacji.
Jak tego uniknąć? Ogranicz się do 4-5 zdań, jasno wskazujących cel wiadomości i potencjalne korzyści dla odbiorcy.
Przykład złej propozycji:
Nasza firma od 15 lat zajmuje się dostarczaniem kompleksowych rozwiązań IT, takich jak serwery, oprogramowanie do zarządzania projektami, wdrożenia chmurowe, szkolenia i doradztwo. Obsługujemy klientów z różnych branż, m.in. medycznej, edukacyjnej i przemysłowej. Chętnie spotkam się, aby omówić całą naszą ofertę…
Lepsza wersja:
Chciałbym zaproponować krótką rozmowę na temat wdrożenia prostego systemu CRM dla Państwa zespołu sprzedaży. To rozwiązanie pomogło naszym klientom w branży usług B2B zwiększyć efektywność o 30% w ciągu 3 miesięcy.
Zbyt agresywne podejście w wiadomości – nachalność zamiast profesjonalizmu
Niektóre wiadomości sprawiają wrażenie, jakby odbiorca był zmuszany do odpowiedzi. Takie podejście może wywołać efekt odwrotny do zamierzonego – zamiast zainteresowania pojawia się irytacja.
Najczęstsze błędy:
- Używanie słów typu „musimy się spotkać”, „to dla Ciebie jedyna okazja”.
- Wysyłanie kilku wiadomości pod rząd w krótkim czasie.
- Stawianie odbiorcy pod presją czasową bez uzasadnienia.
Jak tego uniknąć? Zachowaj uprzejmy, ale konkretny ton. Daj odbiorcy przestrzeń na podjęcie decyzji, ale jednocześnie wskaż jasny termin odpowiedzi.
Przykład złej propozycji:
Musimy się spotkać jeszcze w tym tygodniu – ta okazja nie może Pana ominąć. Proszę o potwierdzenie do jutra.
Lepsza wersja:
Wierzę, że to rozwiązanie może być wartościowe dla Pana firmy. Czy byłaby możliwość rozmowy w czwartek lub piątek? Jeśli te dni są zajęte, z przyjemnością dostosuję się do dogodnego dla Pana terminu.
Brak jasnej propozycji spotkania w zaproszeniu
Jeśli w wiadomości nie ma konkretnej sugestii terminu lub formy spotkania, odbiorca może nie wiedzieć, co ma zrobić dalej.
Najczęstsze błędy:
- Ogólne zakończenie w stylu „daj znać, jeśli jesteś zainteresowany”.
- Brak określenia preferowanej formy kontaktu (telefon, wideorozmowa, spotkanie na żywo).
- Zostawienie decyzji całkowicie po stronie odbiorcy bez ułatwienia mu podjęcia działania.
Jak tego uniknąć? Zawsze podaj przynajmniej dwie propozycje terminu i daj możliwość ich dostosowania, np.: „Czy czwartek lub piątek w godzinach 10-12 byłby odpowiedni? Jeśli nie, daj znać, kiedy masz wolny termin”.
Przykład złej propozycji:
Proszę dać znać, jeśli jest Pan zainteresowany.
Lepsza wersja:
Czy miałby Pan czas na krótką 20-minutową rozmowę online w środę lub czwartek między 10:00 a 12:00? Jeśli inny termin będzie wygodniejszy, proszę śmiało zaproponować.
Unikając tych błędów, zwiększysz swoje szanse na pozytywną odpowiedź i umówienie wartościowego spotkania biznesowego.
