Czym jest mapowanie procesów biznesowych? 


Mapowanie procesów biznesowych jest bardzo ważne dla każdej organizacji, ponieważ pozwala na bardziej szczegółowe zrozumienie sposobu, w jaki przepływają informacje, materiały i usługi wewnątrz organizacji. W wyniku mapowania procesów biznesowych można zidentyfikować obszary, w których występują problemy lub niedoskonałości w procesach, co pozwala na ich poprawienie i usprawnienie. Może być stosowane w różnych obszarach organizacji, takich jak produkcja, sprzedaż, obsługa klienta, finanse, kadry, a także w innych dziedzinach. W każdym z tych obszarów pozwala na lepsze zrozumienie procesów i ułatwia identyfikację sposobów na ich poprawę. Ważnym aspektem mapowania procesów biznesowych jest to, że pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb klientów i dostosowanie procesów do ich wymagań. Dzięki temu organizacja może poprawić jakość produktów i usług, co prowadzi do większej satysfakcji klientów i zwiększenia lojalności.

Autor artykułu:

Redakcja SMARTSIST Polska

Artykuł własny administracji serwisu smartsist.pl

data publikacji: 15 marca, 2023

Z artykułu dowiesz się:

• Na czym polega mapowanie procesów biznesowych?
  Mapowanie procesów biznesowych to identyfikacja, dokumentowanie i analiza sposobu, w jaki przepływają informacje, zadania i decyzje w organizacji, w celu ich usprawnienia.
• Dlaczego warto mapować procesy w firmie?
  Mapowanie pozwala zrozumieć, jak działają procesy, wykryć problemy, poprawić efektywność i jakość usług oraz lepiej dostosować działania do potrzeb klientów.
• Jakie są etapy mapowania procesów biznesowych?
  Proces składa się z wyboru procesu, określenia celów, analizy działań, graficznego przedstawienia, oceny i wdrożenia usprawnień oraz stałego monitorowania i doskonalenia.
• Jakie darmowe narzędzia pomagają w mapowaniu procesów?
  Do popularnych, bezpłatnych narzędzi należą Lucidchart, draw.io, Bizagi Modeler, Gliffy i Trello – umożliwiają one tworzenie czytelnych diagramów i planowanie procesów.
• Dla jakiej skali działalności warto stosować mapowanie procesów?
  Mapowanie procesów biznesowych jest przydatne zarówno w małych, jak i dużych firmach – każda organizacja może dzięki niemu usprawnić działania i szybciej reagować na zmiany.

Prosta instrukcja dla każdego przedsiębiorcy krok po kroku

1. Wybierz procesy do zmapowania:
   a )Przeprowadź analizę potrzeb biznesowych, aby zidentyfikować procesy, które są kluczowe dla organizacji.
   b) Skonsultuj się z pracownikami, którzy są odpowiedzialni za procesy, aby wybrać te, które wymagają usprawnienia lub poprawy.
   c) Określ priorytety procesów do zmapowania, aby skupić się na najważniejszych dla organizacji.
2. Określ cele procesów:

   a) Określ cele biznesowe, które są związane z każdym z procesów.
   b) Zidentyfikuj oczekiwane wyniki każdego procesu.
   c) Określ miary wydajności, które pozwolą na monitorowanie postępów w osiąganiu celów.
3. Przeprowadź badanie procesów:

   a) Dokładnie przeanalizuj procesy, aby zrozumieć, jakie kroki są wykonywane, kto jest odpowiedzialny za każdy krok, jakie narzędzia i materiały są używane, jakie są terminy, koszty i inne wymagania.
   b) Skonsultuj się z pracownikami, którzy są odpowiedzialni za procesy, aby uzyskać jak najdokładniejsze informacje.
   c) Dokumentuj każdy krok procesu, aby umożliwić jego dalszą analizę.
4. Przedstaw procesy graficznie:

   a) Użyj narzędzi, takich jak diagramy przepływu danych (DFD), diagramy przepływu procesów (PFD) lub specjalne oprogramowanie do mapowania procesów biznesowych, aby przedstawić procesy graficznie.
   b) Upewnij się, że graficzna reprezentacja procesów jest zrozumiała dla wszystkich zainteresowanych.
   c) Zastosuj konwencje i standardy, które ułatwią interpretację i analizę diagramów.
5. Dokonaj analizy procesów:

   a) Przeprowadź analizę procesów, aby zidentyfikować obszary, w których procesy wymagają poprawy lub usprawnienia.
   b) Wykorzystaj narzędzia takie jak diagram Ishikawy, diagram Pareto czy analizę wartości dodanej, aby pomóc w identyfikacji przyczyn problemów lub niedoskonałości.
   c) Zidentyfikuj potencjalne rozwiązania i usprawnienia, które pozwolą na osiągnięcie celów procesu.
6. Zaimplementuj zmiany:

   a) Przygotuj plan działań, aby wprowadzić usprawnienia w procesach i zaimplementuj je.
   b) Zdefiniuj procesy i procedury, które będą stosowane po wprowadzeniu zmian.
   c) Przeprowadź testy, aby upewnić się, że zmiany są skuteczne
7. Monitoruj i doskonal procesy:

   a) Przeprowadź regularne przeglądy procesów, aby ocenić, czy cel został osiągnięty i czy procesy działają zgodnie z oczekiwaniami.
   b) Dokonaj aktualizacji dokumentacji procesów, aby odzwierciedlić wprowadzone zmiany.
   c) Monitoruj miary wydajności, aby mieć pewność, że procesy pozostają skuteczne i efektywne.Mapowanie procesów biznesowych to proces dokumentowania, analizowania i usprawniania procesów, które są kluczowe dla funkcjonowania organizacji. Przeprowadzenie tego procesu pozwala na zidentyfikowanie obszarów, które wymagają usprawnienia lub poprawy, a także określenie celów i miar wydajności dla każdego z procesów.

W celu odpowiedniego  przeprowadzenia należy postępować według określonego planu, który składa się z kilku kroków. Pierwszym krokiem jest wybór procesu, który zostanie zmapowany, a następnie wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za wykonanie tej pracy. W kolejnym etapie należy przeprowadzić analizę procesu, aby zrozumieć jego działanie, a także określić jego cele i miary wydajności.

Ważnym etapem jest przedstawienie procesu w formie graficznej, w postaci diagramu przepływu procesu, który pozwoli na zobrazowanie każdego etapu procesu oraz jego połączeń z innymi procesami. W kolejnym kroku należy dokonać analizy procesu, w celu zidentyfikowania obszarów wymagających usprawnienia lub poprawy.

Następnym etapem jest identyfikacja potencjalnych rozwiązań, które pozwolą na usprawnienie procesu. Zespołowi należy przeprowadzić dyskusję na temat potencjalnych rozwiązań i wybrać najlepsze z nich. Po wyborze rozwiązań, konieczne jest wdrożenie zmian i przeprowadzenie testów, aby upewnić się, że zmiany przyniosły oczekiwane efekty.

Ostatnim etapem jest monitorowanie i doskonalenie procesów. Konieczne jest przeprowadzanie regularnych przeglądów procesów, aktualizowanie dokumentacji procesów oraz monitorowanie miar wydajności, aby mieć pewność, że procesy pozostają skuteczne i efektywne.

W ten sposób przeprowadzenie mapowania procesów biznesowych pozwala na zidentyfikowanie i usprawnienie procesów, co może prowadzić do oszczędności czasu i kosztów oraz poprawy jakości produktów lub usług oferowanych przez organizację.

Jakie aplikacje mi w tym pomogą?

Z jakich darmowych narzędzi/aplikacji mogę skorzystać?

Istnieje wiele bezpłatnych aplikacji i narzędzi, które mogą pomóc w odpowiedni sposób mapować procesy biznesowe w firmie. Oto kilka z nich:

1. Lucidchart – darmowa wersja pozwala na stworzenie do trzech dokumentów, co może wystarczyć dla mniejszych organizacji. Dostarcza wiele szablonów i kształtów do tworzenia diagramów przepływu procesu.
2. Gliffy – pozwala na tworzenie diagramów przepływu procesu oraz innych typów diagramów, takich jak diagramy UML czy organigramy. Darmowa wersja pozwala na utworzenie do pięciu dokumentów.
3. io – narzędzie oferujące wiele funkcji do tworzenia różnych typów diagramów, w tym diagramów przepływu procesu. Jest dostępny za darmo jako aplikacja internetowa lub wtyczka do programu Google Drive.
4. Bizagi Modeler – darmowe narzędzie do tworzenia diagramów przepływu procesu. Oferuje szereg funkcji, takich jak automatyczne generowanie dokumentacji procesów i integrację z systemami zarządzania procesami.
5. Trello – nieco inny rodzaj narzędzia, ale może być przydatny do mapowania procesów. Trello pozwala na tworzenie tablic, na których można przeciągać karty z zadaniami. Można zastosować to do mapowania procesów, dodając karty z etapami procesu i przeciągając je w odpowiednie kolejności.
6. Microsoft Visio – chociaż nie jest to narzędzie darmowe, ale może być warte rozważenia dla firm, które już korzystają z pakietu Microsoft Office. Visio oferuje wiele funkcji do tworzenia diagramów, w tym diagramów przepływu procesu.

Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od potrzeb i wymagań organizacji, ale warto rozważyć opcje dostępne za darmo, które oferują wiele funkcji do tworzenia diagramów przepływu procesu.

Przy jakiej skali biznesu warto wprowadzić mapowanie procesów?

Mapowanie procesów biznesowych to kluczowe narzędzie dla każdej organizacji, niezależnie od jej skali. Dzięki temu procesowi można zrozumieć, jakie procesy zachodzą w firmie, gdzie są problemy oraz jak można je rozwiązać, co w konsekwencji prowadzi do poprawy wydajności, efektywności i jakości usług.

W przypadku małych firm może pomóc w zrozumieniu, jakie procesy są kluczowe dla ich funkcjonowania oraz gdzie leżą potencjalne problemy. W większych firmach, gdzie procesy są bardziej skomplikowane, ale dzięki niemu można zidentyfikować problemy i ulepszyć procesy w sposób zorganizowany i skuteczny.

Warto zaznaczyć, że mapowanie procesów biznesowych nie jest jednorazowym procesem, ale raczej obarczone ciągłym ulepszaniem i doskonaleniem co prowadzi w istocie do poprawy jakości. Dlatego przedsiębiorstwa, które regularnie mapują swoje procesy biznesowe, są w stanie lepiej dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych oraz wprowadzać innowacje i nowe usługi w sposób bardziej efektywny i zorganizowany.